Berita Pemprov Banten

SERANG – Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Banten terus memperkuat tata kelola kearsipan melalui Rapat Penatausahaan Arsip Dinamis yang dilaksanakan pada Senin, 28 September 2026, di Ruang Rapat Biro Organisasi, Lantai 6 Gedung SKPD Terpadu, Kawasan Pusat Pemerintahan Provinsi Banten (KP3B), Kota Serang. Kegiatan difokuskan pada penyelarasan langkah penataan arsip dinamis, optimalisasi pemeliharaan arsip aktif, serta mekanisme penyusutan dokumen sebagai bagian dari upaya mewujudkan akuntabilitas kinerja Biro Organisasi.

Kegiatan tersebut menghadirkan Cecep Nursalam, Arsiparis Ahli Muda pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Banten, sebagai narasumber. Materi yang disampaikan mencakup pengelolaan arsip dinamis, organisasi kearsipan, pemberkasan, penyusutan arsip, pemindahan arsip inaktif, hingga peran unit pengolah dalam pengawasan kearsipan.

Audit Kearsipan Menjadi Dasar Penajaman

Rapat tidak hanya membahas teori pengelolaan arsip, tetapi juga diarahkan untuk menindaklanjuti Risalah Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara Biro Organisasi Tahun 2026. Hasil audit tersebut memberikan gambaran mengenai capaian yang telah berjalan baik sekaligus area yang masih memerlukan peningkatan.

Pada aspek penciptaan arsip elektronik, Biro Organisasi memperoleh capaian kuat. Dari 10 sampel naskah dinas yang diperiksa, seluruhnya dinilai sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku dan memperoleh Nilai Tinggi. Seluruh sampel juga telah ditandatangani menggunakan Tanda Tangan Elektronik terverifikasi, serta lebih dari 90 hingga 100 persen naskah dinas telah ditandatangani dan dikirim melalui aplikasi SRIKANDI. Dalam catatan tim pengawas disebutkan terdapat 2.258 naskah dinas yang ditandatangani melalui SRIKANDI.

Capaian digital tersebut juga terlihat pada tindak lanjut naskah dinas. Audit mencatat lebih dari 99,73 persen naskah dinas telah ditindaklanjuti melalui SRIKANDI ata, dengan capaian Nilai Tinggi.

Pada pengelolaan naskah dinas konvensional, Biro Organisasi juga memperoleh level tertinggi dalam sejumlah indikator. Seluruh sampel dinilai sesuai dengan Peraturan Gubernur Banten tentang Tata Naskah Dinas. Pengendalian surat masuk telah menggunakan buku agenda dan lembar disposisi, sedangkan naskah dinas keluar dikendalikan melalui buku agenda dan buku ekspedisi internal. Masing-masing indikator tersebut memperoleh level Tinggi.

Penggunaan Arsip Sudah Mencapai Level Tertinggi

Pada sub-aspek penggunaan arsip, baik elektronik maupun konvensional, Biro Organisasi telah memiliki daftar arsip aktif dan melaksanakan layanan arsip berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD). Kedua indikator tersebut tercatat pada level Tinggi.

Capaian tersebut memperlihatkan bahwa pengelolaan arsip di Biro Organisasi tidak hanya diarahkan pada penyimpanan dokumen, tetapi juga pada kemampuan arsip untuk ditemukan kembali, digunakan secara tepat, serta dilindungi sesuai tingkat akses dan keamanan informasinya.

Materi rapat menegaskan bahwa arsip yang baik harus memenuhi empat karakteristik utama, yaitu autentik, andal, utuh atau tidak berubah, serta dapat digunakan kembali ketika diperlukan. Arsip juga diposisikan sebagai sumber informasi, bahan evaluasi dan perencanaan, sekaligus alat bukti yang mendukung pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan.

Pemberkasan Masih Menjadi Fokus Perbaikan

Di tengah sejumlah capaian tersebut, audit juga menunjukkan beberapa area yang perlu diperkuat.

Biro Organisasi telah melaksanakan pemberkasan arsip aktif melalui SRIKANDI sesuai klasifikasi arsip dan memperoleh level Tinggi. Namun, rata-rata persentase pemberkasan arsip aktif pada aplikasi baru mencapai 46,30 persen, sehingga indikator kuantitas pemberkasannya masih berada pada level Rendah.

Biro Organisasi juga telah menyusun daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Namun, daftar tersebut belum disampaikan kepada unit kearsipan secara rutin, sehingga indikator tersebut berada pada level Sedang.

Kondisi serupa terlihat pada arsip konvensional. Biro Organisasi telah melakukan pemberkasan terhadap arsip yang dibuat maupun diterima dan memperoleh level Tinggi, tetapi persentase pemberkasan arsip aktif konvensional masih berada pada rentang lebih dari 50 hingga 70 persen. Audit mencatat bahwa belum seluruh arsip konvensional yang tersimpan di Biro Organisasi telah diberkaskan.

Temuan tersebut menjadi salah satu fokus utama kegiatan. Dalam materi dijelaskan bahwa pemberkasan merupakan proses penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis setelah pengurusan surat selesai. Berkas dapat dikelompokkan berdasarkan kesamaan jenis, masalah, maupun kegiatan, sehingga arsip dapat lebih cepat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Alih Media dan Arsip Vital Menjadi Agenda Berikutnya

Hasil audit juga menunjukkan bahwa alih media arsip aktif belum dilaksanakan, sehingga indikator tersebut masih berada pada level Rendah. Kondisi yang sama terdapat pada pengelolaan arsip vital, yang juga belum dilaksanakan secara khusus.

Hal ini menjadi salah satu peluang perbaikan bagi Biro Organisasi. Alih media tidak semata-mata berarti memindai dokumen menjadi format digital, tetapi harus dilakukan dengan memperhatikan autentisitas, klasifikasi, keamanan serta kemampuan temu kembali informasi.

Dalam pembahasan rapat turut muncul gagasan pemanfaatan teknologi seperti OCR terhadap hasil pemindaian dokumen agar isi arsip dapat ditelusuri berdasarkan teks. Pendekatan tersebut dinilai berpotensi membantu proses pencarian arsip dalam jumlah besar, sepanjang diterapkan dengan tetap mengikuti kaidah dan prosedur kearsipan.

Materi juga menekankan pentingnya empat instrumen wajib pengelolaan arsip dinamis, yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip.

SDM dan Sarana Kearsipan Menjadi Kekuatan

Pada aspek sumber daya, Biro Organisasi memiliki capaian positif. Audit mencatat bahwa unit pengolah telah memiliki arsiparis tersertifikasi, bahkan seluruh arsiparis yang dinilai telah mengikuti dan lulus sertifikasi. Kedua indikator tersebut memperoleh level Tinggi.

Sarana penyimpanan arsip aktif konvensional juga dinilai telah memenuhi seluruh kriteria dan memperoleh level Tinggi.

Dari Capaian Audit Menuju Perbaikan Sistem

Rangkaian hasil audit memperlihatkan bahwa Biro Organisasi telah memiliki fondasi yang cukup kuat dalam beberapa aspek penting kearsipan, terutama tata naskah dinas, penggunaan TTE, pemanfaatan SRIKANDI, pengendalian surat masuk dan keluar, pelayanan arsip, ketersediaan arsiparis, serta sarana penyimpanan.

Namun, capaian tersebut juga menunjukkan bahwa penguatan berikutnya perlu diarahkan pada peningkatan persentase pemberkasan, konsistensi penyampaian daftar arsip, percepatan pemindahan arsip inaktif, pelaksanaan alih media, serta pengelolaan arsip vital.

Rapat Penatausahaan Arsip Dinamis menjadi bagian dari upaya Biro Organisasi untuk menjadikan hasil audit bukan sekadar nilai evaluasi, tetapi sebagai instrumen perbaikan tata kelola.

Melalui kegiatan tersebut, Biro Organisasi menegaskan pentingnya melihat arsip sebagai bagian dari akuntabilitas pemerintahan. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi administrasi, tetapi menjadi rekaman keputusan, proses kerja, hasil kebijakan serta bukti pertanggungjawaban organisasi.

Dengan pengelolaan yang semakin tertib sejak penciptaan hingga penyusutan, Biro Organisasi diharapkan mampu memastikan setiap informasi kelembagaan autentik, aman, mudah ditemukan kembali dan dapat dipertanggungjawabkan, sekaligus mendukung transformasi administrasi pemerintahan yang semakin efektif dan berbasis digital.

Kepala Biro Organisasi Aan Fauzan Rahman, S.E., M.Ak. bersama jajaran terus mendorong agar hasil audit kearsipan 2026 menjadi dasar perbaikan berkelanjutan, sehingga tata kelola arsip tidak berhenti pada pemenuhan indikator pengawasan, tetapi benar-benar mendukung kualitas pelayanan dan akuntabilitas kinerja Biro Organisasi.